Nguyên tắc quản lý; Hành vi tổ chức; Phương pháp đánh giá năng suất

Định luật Parkinson

Parkinson's Law

Nếu không đặt giới hạn, công việc và quản lý có thể phình ra để chiếm trọn thời gian, không gian và quy trình có sẵn. Hạn chót và cấu trúc thường là biện pháp phòng ngừa chống lại việc mở rộng chỉ vì bản thân nó.

Mức độ phổ biến

Mức độ hữu ích

Tên gọi khác

Định luật mở rộng quan liêu / Công việc nở ra để lấp đầy thời gian sẵn có / Định luật Parkinson tổ chức

Lĩnh vực

Quản lý thời gian / Quản lý dự án / Quản trị công / Thiết kế tổ chức / Nghiên cứu quan liêu

Định nghĩa

Định luật Parkinson là quan sát rằng công việc có xu hướng mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn cho việc hoàn thành nó. Trong ý nghĩa tổ chức ban đầu của nó, nó cũng mô tả cách các cơ quan hành chính có thể phát triển bất kể khối lượng công việc hữu ích thực sự cần làm.

Ý tưởng cốt lõi

Khi có thời gian, con người hoặc tài nguyên, các nhiệm vụ và tổ chức thường trở nên phức tạp hơn mức cần thiết.
Trong năng suất cá nhân, một nhiệm vụ được giao trong một tuần có thể mất một tuần để hoàn thành ngay cả khi nó có thể được làm trong một ngày.
Trong các tổ chức, các phòng ban có thể tạo ra các thủ tục, cuộc họp, phê duyệt và các tầng báo cáo bổ sung làm tăng hoạt động mà không nhất thiết làm tăng kết quả hữu ích.

Cách hoạt động

Mọi người điều chỉnh nỗ lực theo hạn chót chứ không phải theo khối lượng công việc thực tế.
Hạn chót lỏng lẻo khuyến khích sự trì hoãn, chủ nghĩa cầu toàn, thảo luận quá mức và sự phức tạp không cần thiết.
Trong bộ máy quan liêu, Parkinson lập luận rằng các quan chức có xu hướng gia tăng cấp dưới hơn là đối thủ, và rằng các quan chức tạo ra công việc cho nhau.
Khi các tổ chức phát triển, việc phối hợp nội bộ tự nó trở thành một nguồn công việc.

Ví dụ sử dụng

Một tính năng phần mềm có thể hoàn thành trong hai ngày lại được lên lịch trong hai tuần.
Bởi vì có hai tuần, nhóm thêm các cuộc họp phụ, các vòng đánh giá phụ, các cải tiến không cần thiết và thêm tài liệu.
Công việc cuối cùng mất trọn vẹn hai tuần, không phải vì công việc yêu cầu như vậy, mà vì lịch trình cho phép nó kéo dài.

Ví dụ nổi tiếng

Ví dụ: C. Northcote Parkinson đã sử dụng các cơ quan hành chính của Anh để minh họa cách mà nhân sự và thủ tục có thể mở rộng ngay cả khi khối lượng công việc thực tế cơ bản không tăng theo cùng cách đó.
Tại sao nó phù hợp với quy tắc này: Ví dụ này nắm bắt ý tưởng rằng các tổ chức có thể tạo ra áp lực tăng trưởng nội bộ của riêng chúng.
Trạng thái xác minh: Ví dụ này là thật trong bài viết của Parkinson, nhưng cách ông ấy trình bày có phần châm biếm và không nên được đọc như là bằng chứng nghiêm ngặt trong phòng thí nghiệm.

Các trường hợp / Tình huống mà nó áp dụng

Thời hạn dự án dài hơn nhiều so với khối lượng công việc thực tế yêu cầu.
Các nhóm thêm các cuộc họp, báo cáo hoặc bước phê duyệt không cần thiết.
Các công ty mở rộng các tầng quản lý nhanh hơn so với sản lượng sản xuất.
Các tổ chức công hoặc tư phát triển các phòng ban hành chính trong giai đoạn hoạt động cốt lõi suy giảm.
Các nhiệm vụ cá nhân trở nên quá phức tạp vì không có khung thời gian rõ ràng.
Ngân sách, nhân sự hoặc lịch trình được sử dụng đơn giản chỉ vì chúng có sẵn.

Khi Không Nên Sử Dụng hoặc Sử Dụng Sai Thường Gặp

Đừng sử dụng nó để cho rằng mọi tổ chức đang phát triển đều lãng phí.
Không sử dụng nó để từ chối công việc quản trị, tuân thủ, an toàn hoặc phối hợp cần thiết.
Đừng coi nó như một định luật khoa học phổ quát; nó được hiểu rõ hơn như một phương pháp quản lý kinh nghiệm.
Đừng nhầm lẫn điều này với Nguyên tắc Peter, liên quan đến việc mọi người được thăng chức đến mức độ không có năng lực của họ.
Đừng cho rằng thời hạn ngắn hơn luôn cải thiện kết quả; thời hạn không thực tế có thể làm giảm chất lượng và tăng căng thẳng.
Đừng dùng nó như một lý do để cắt giảm nguồn lực mà không hiểu khối lượng công việc thực tế.

Phát minh / Nguồn gốc của quy tắc

Được phát minh bởi:
Cyril Northcote Parkinson, một nhà sử học hải quân và tác giả người Anh.
Năm phát minh:
1955, khi bài luận "Định luật Parkinson" được xuất bản trên The Economist.
Quốc gia / bối cảnh xuất xứ:
Vương quốc Anh; ban đầu được xây dựng như một quan sát châm biếm về quản lý công và bộ máy quan liêu của công chức Anh.

Bài học thực tiễn ngắn gọn

Đặt ra các kết quả rõ ràng, khung thời gian ngắn và quy trình đánh giá tinh gọn; nếu không, công việc và thủ tục hành chính có thể mở rộng chỉ đơn giản vì có chỗ cho chúng.